Cavent over controle over zorgprocessen

Meer grip op kwaliteit en processen: Cavent kiest voor ECD Pluriform Zorg  

Zorgorganisaties staan voor de uitdaging om kwaliteit, registratie en samenwerking goed te organiseren. Toen duidelijk werd dat het toenmalige ECD werd overgenomen was dat voor Cavent het moment om breder te kijken: wat biedt de markt? En welk ECD sluit vandaag én morgen het beste aan bij onze manier van werken? We gingen in gesprek met Nicole Koehorst, Coördinator Kwaliteit en Processen bij Cavent, over de keuze voor ECD Pluriform Zorg en het implementatietraject. 

Van bestaand ECD naar een toekomstbestendige oplossing 

Cavent werkte met een elektronisch cliëntendossier dat jarenlang naar tevredenheid werd gebruikt. Toen er veranderingen aankwamen in het product en de doorontwikkeling, was dat voor Cavent het moment om opnieuw naar de markt te kijken. Welke oplossingen zijn er beschikbaar? En welk ECD sluit het beste aan bij onze manier van werken en ambities voor de toekomst.  

Keuze voor Pluriform Zorg 

Na demo’s van diverse ECD-leveranciers, wist Pluriform Zorg de meeste wensen en eisen af te vinken. Nicole: “We hebben meerdere ECD-leveranciers benaderd en een lijst opgesteld met wensen en eisen die we terug wilden zien. Zo hanteren wij binnen Cavent de methodische werkwijze, gebaseerd op de PDCA-cyclus. Plan-Do-Check-Act. Voor ons is het heel erg belangrijk dat dit duidelijk terugkomt binnen het ECD. Pluriform Zorg sloot daar het beste bij aan. Het ECD is daarnaast ook heel gebruiksvriendelijk, makkelijk in te richten volgens onze wensen en we vonden Adapcare vooruitstrevend in het omarmen van nieuwe ontwikkelingen. Genoeg redenen dus om voor Pluriform Zorg te kiezen. De implementatie is verzorgd door CareRatio, zusterorganisatie van Adapcare.” 

Processen implementeren in het ECD en gebruikers trainen 

“We hebben meerdere gesprekken gevoerd over waar we bij Cavent vandaan komen, waar we naartoe willen en hoe het ECD ons hierin moet gaan ondersteunen”, vertelt Nicole over de start van het implementatieproces. “Omdat wij het al gewend waren om veel zelf te doen qua beheer, hebben we hier ook tijdens het implementatieproces aan vastgehouden. We hadden al een redelijk uitgekristalliseerde set van processen, inclusief duidelijke procesbeschrijvingen. Hierdoor was het zaak om die processen een plek te geven in het nieuwe ECD. En daar ondersteunt CareRatio ons bij. Zij hebben een voorstelinrichting gedaan passend bij onze processen en wensen en die gepresenteerd aan de stuurgroep, waar ik ook onderdeel van ben.  

Over de samenwerking  

Nicole: “Het leuke is dat ik heel veel dingen vanuit Pluriform Zorg ook herken in de werkwijze en aanpak van CareRatio. Voorbeelden daarvan zijn: gebruiksvriendelijk, procesgestuurd, toekomstgericht, makkelijk bereikbaar en toegankelijk. Als je dit vertaalt naar de praktijk, vind ik CareRatio een partij die met je meedenkt. Ze nemen niet klakkeloos processen over van de organisatie. Ze kijken eerst of het huidige proces ook slimmer, makkelijker of sneller kan met de hulp van Pluriform Zorg. En gaan eerst het gesprek hierover aan, voordat ze beginnen met de implementatie.  

Ook zie je in alles wat ze doen dat hun kennis over de mogelijkheden van Pluriform Zorg, de caresector en bedrijfskunde heel groot is. Hierdoor hebben ze snel door hoe iets bij ons werkt en kunnen ze gericht oplossingen aandragen.  

Eerste positieve reacties vanaf de werkvloer 

Wij hebben dat voorstel vervolgens gefinetuned met onze kennis over de organisatie en getoetst bij de projectgroep. Hier zijn allerlei disciplines vanaf de werkvloer bij aangesloten. Zij gaan immers werken met het ECD, dus we vinden het ook heel belangrijk dat zij blij zijn met de nieuwe oplossing. Die manier van werken hebben ik en collega’s als heel prettig ervaren. We zitten nu aan het einde van de pilotfase en er staat gewoon een hele stabiele basis. Er is al over veel nagedacht en doorontwikkeld en alles wat nog niet opgelost is, daar zijn we samen mee bezig. We doen het echt met elkaar. De volgende stap is het trainen van alle gebruikers. Tot nu toe zijn de reacties erg positief.”